Réservation

Comment réserve-t-on un voyage ?


Le processus de réservation s'effectue en 4 étapes :
(1) Vous effectuez une demande de devis via le moyen qui vous convient : site Web, e-mail, courrier, téléphone, fax, visite à l'agence.
(2) Un de nos conseillers vous envoie une proposition de voyage, après avoir vérifié les disponibilités de chaque prestation, les éventuelles offres spéciales applicables (nuits gratuites, early booking, etc.) et les suppléments (surcharges carburant, etc.).
(3) Si la proposition vous convient, vous devez nous indiquer les noms et prénoms des participants afin de bloquer vos places.
(4) Nous vous envoyons par la suite un bulletin d'inscription à remplir et à nous retourner avec un acompte de 30% (ou le montant total pour un départ à moins de 30 jours).
Les modes de paiement que nous acceptons : carte bancaire, chèque, chèques-vacances, virement, etc...




Quelles sont les conditions d'annulations ?


Pour toute annulation, totale ou partielle, merci de nous adresser un mail à reservation@gaia-voyages.fr. Nos conseillers vous indiquerons les modalités à suivre. Des frais seront perçus selon le barème ci-dessous: - plus de 30 jours avant le départ: Jusqu’à 200 €/personne - de 30 à 21 jours avant le départ: 25 % du prix du voyage - de 20 à 8 jours avant le départ: 50 % du prix du voyage - de 7 à 2 jours avant le départ: 75 % du prix du voyage - moins de 2 jours et non présentation à l'aéroport ou embarquement impossible: 100 % du prix du voyage. Si vous avez souscrit à l'Assurance de Gaïa Voyages, l'assureur rembourse les acomptes ou toute somme conservée par l’organisateur du voyage, et selon les conditions de vente du voyage (à l’exclusion des frais de dossier). Pour avoir les détails de l'Assurance à laquelle vous avez souscris, cliquez ici




Quel moyen de paiement acceptez-vous ?


Pour payer le solde de votre séjour, les moyens de paiements acceptés par Gaïa Voyages sont les suivants :
- Carte bancaire : en nous contactant au 04 90 97 78 32
- Chèque
- Chèques-vacances : Sans limite de montant. Pour cela, il vous suffit de les envoyer en recommandé avec A/R ainsi que la référence de votre réservation à l'adresse suivante : 399 rue de Vaugirard - 75015 Paris.
- Espèces : uniquement si vous venez nous rencontrer à l'agence Gaïa Voyages de Paris (399 rue de Vaugirard, 75015 Paris)




Le solde de mon séjour est-il automatiquement prélevé ?


Nous ne prélevons pas automatiquement et n'enregistrons pas vos coordonnées bancaires. Le solde est à régler au plus tard 1 mois avant la date de départ. Nous acceptons les paiements : - Par carte bancaire : en nous contactant au 04 90 97 78 32 - Par chèque ou chèques-vacances : en nous envoyant un courrier à l'adresse suivante : 399 rue de Vaugirard, 75015 Paris




Je souhaite modifier mon séjour, quelles sont les conditions de modifications ?


Toute modification de dossier, que ce soit report de dates, changement de participants, nombre de participants... entraîne des frais de 30 €. A ces frais, s'ajoutent des frais réels engendrés par la modification (frais de modification sur les billets émis, d’hébergement et réajustement tarifaire en fonction de la nouvelle période choisie selon les disponibilités et du nombre de personnes). Si vous souhaitez modifier votre séjour, merci de nous envoyer un mail à reservation@gaia-voyages.fr, et de nous indiquer la nature de votre modification. Nous vous répondons sur les possibilités de changement ainsi que les éventuels frais supplémentaires.




Comment vais-je recevoir mes documents de voyage ?


Si vous avez effectué une réservation via Vente Privée : Vous recevrez tous vos documents de voyage une fois le solde entièrement réglé et au plus tard 1 semaine avant la date de votre départ. Vous recevrez votre carnet de voyage par mail, à l'adresse indiquée lors de votre réservation. Si vous souhaitez modifier la réception de votre carnet de voyage, nous vous invitons à nous contacter au 04 90 97 78 32. Si vous avez effectué une réservation auprès de votre Comité d'Entreprise : Les documents de voyage seront adressés à votre Comité d'Entreprise environ un mois avant la date de votre départ. Si vous avez effectué une réservation directement auprès de l'Agence Gaïa Voyages : Vous recevrez tous vos documents de voyage par courrier ou par mail, une fois le solde de votre séjour entièrement réglé. À l'aéroport, munissez-vous de votre convocation ainsi que de vos documents d'identité valides (passeport ou carte d'identité selon la destination) afin que la compagnie aérienne puisse vous délivrer votre carte d'embarquement.
Vous devez présenter les bons d'échanges à tous les prestataires.





Assurance

Souscrire à l'assurance voyage de Gaïa Voyages


Souscrire à une assurance n'est pas obligatoire mais fortement recommandé pour éviter tout désagrément que vous pourriez rencontrer avant votre départ ou lors de votre séjour à l'étranger. Gaïa Voyages, en collaboration avec Europ Assistance vous propose une assurance Multi-risque qui couvre toute éventualité avant et pendant votre séjour. Le prix de l'assurance s'élève à 3% du montant total de votre séjour et couvre les imprévus tels que : - Annulation de voyage - Bagages et effets personnels - Accident de voyage - Responsabilité civile vie privée à l’étranger. Pour plus de renseignements, nous vous invitons à vous rediriger ici. L'Assistance et les frais de rapatriement sont inclus dans tous nos voyages. Avant de souscrire à notre assurance, nous vous conseillons de vérifier les couvertures que vous offre votre carte bancaire et d'effectuer un comparatif avec votre banque.




Quelles sont les assurances que vous proposez ?


- L'Assurance Assistance & Rapatriement : Tous les clients voyageant avec Gaïa Voyages bénéficient automatiquement d'une assurance Assistance-Rapatriement. - L'Assurance Annulation / Bagages / Reponsabilité Civile : En option, nous vous proposons une assurance complémentaire "Multirisques" qui permet de couvrir les frais d'annulation, et autres désagréments que vous pouvez avoir durant votre séjour. Pour le détail des assurances, consultez le document Assurance Gaïa.





Guadeloupe

Quelles sont les dépenses à prévoir aux Antilles (Guadeloupe, Martinique, Saint Martin) ?


Lorsque vous partez en vacances aux Antilles, dans une résidence de charme, certains services ou prestations ne sont pas compris dans le tarif de votre Forfait Séjour.
Les prestations impliquant un supplément sont :
- Les repas (petits déjeuners, déjeuners, dîners). Vous disposez d'un coin cuisine qui vous permet de ainsi de manger à votre aise et en toute serenité.
- Les visites et excursions proposées
- Les soins en Spa, services esthétiques
- Une taxe aéroport qui se règle lors de l'acquisition du véhicule de location. Cette taxe s'élève à 30 €. - Une caution est à remettre au loueur de voiture ainsi qu'à l'hébergement. - Une taxe de séjour a régler auprès du logement. Cette taxe sélève à moins d'1€ par personne et par jour.





A propos de Gaïa Voyages

Comment choisissez-vous les hébergements ?


Nous privilégions des petites structures de charme installées à proximité des lieux d'intérêts. L'équipe effectue des prospections sur place pour trouver les fournisseurs les plus sérieux et qualifiés.




Pourquoi réserver un séjour auprès de Gaïa Voyages ?


L'agence Gaïa Voyages propose et met tout en oeuvre pour vous offrir une expérience mémorable durant vos vacances. Avec une exigence spécifique - qui plaît à de nombreux voyageurs - et une recherche constante de prestations de qualité, Gaïa Voyages vous garantit: - des séjours en liberté pour vous permettre de découvrir à votre rythme et selon vos envies les principaux lieux d'intérêts et les destinations - des logements de charme dans des petites structures à taille humaine et situés à proximité des principaux lieux d'intérêts, pour une atmosphère enrichie par des rencontres conviviales tout en bénéficiant d'un confort de qualité - des vacances en toute intimité grâce aux hébergements que nous privilégions.




Est-ce je peux voyager étant enceinte ?


Nous vous recommandons de voir directement avec votre medecin traitant en lui indiquant votre destination. Les compagnies aériennes avec lesquelles nous travaillons acceptes les femmes enceintes jusqu'à 7 mois de grossesse. Munissez-vous d'un certificat à faire remplir par votre medecin traitant pour ...




Qui va s'occuper de mon voyage ?


Gaïa Voyages, c'est 2 agences de voyages et une équipe de 15 personnes à votre disposition pour vous aider à préparer au mieux votre voyage et pour vous proposer nos meilleures offres. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi de 9h à 18h. Un conseiller vous répondra durant les heures d'ouvertures : - Par téléphone au 04 90 97 78 32 - Via le site Internet : www.gaiavoyages.fr - En agence physique : 399 rue de Vaugirard - 75015 Paris





Avant le départ

Quelles sont les formalités de transport de bagages ?


Dans votre réservation, nous vous réservons automatiquement un bagage en soute. Si vous partez aux Antilles (Guadeloupe, Martinique, Saint Martin...) - Air Caraïbes :

  • 1 bagage de 23kg en soute
  • 1 bagage de 12 kg en cabine (5kg pour les vols régionaux)
  • Pour les enfants de -2 ans : 1 bagage de 10 kg accompagné gratuitement d’une poussette pliable (poussette canne) ou d’un siège auto. Les poussettes et sièges auto seront obligatoirement enregistrés et protégés par un sac plastique.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site d' Air Caraïbes - Air France :
  • 1 bagage de 23 kg en soute
  • 1 bagage de 18 kg en cabine. En supplément de votre bagage en cabine, vous pouvez emporter 1 accessoire personnel au choix :1 sac à main,ou 1 sacoche,ou 1 sacoche pour ordinateur portable, appareil photo ou tout autre appareil électronique.
  • Enfant de -2 ans: Si votre enfant dispose de son propre siège, il peut transporter le nombre de bagages autorisé par son billet. S'il voyage sur vos genoux, vous pouvez enregistrer pour lui :un bagage en cabine pesant jusqu'à 12 kg et dont les dimensions ne dépassent pas 55 x 35 x 25 cm,un bagage en soute de 10 kg maximum (sauf pour les billets au tarif Light, pour lesquels les bagages en soute sont payants).
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site d' Air France - Corsair :
  • 1 bagage de 23 kg en soute
  • 1 bagage de 12 kg en cabine
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site de Corsair - XL Airways:
  • 1 bagage de 23 kg en soute
  • 1 bagage de
  • Pour les enfants de -2 ans : 1 bagage en soute de 10 kg maximum. Le transport en soute d’une poussette, d’une coque bébé de type Maxi Cosi ou d'un siège auto est gratuit. La pièce supplémentaire liée au confort du bébé (lit pliant, siège auto...) est facturée à 50€.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site de XL Airways - Transavia :
  • 1 bagage de 20 kg en soute par personne
  • 1 bagage cabine de 10 kg maximum par personne
  • Pour les enfants de -2 ans : vous pouvez emporter 1 bagage en soute de 10 kg maximum. Il peut s'agir par exemple d'une valise trolley, d'une poussette canne pliable ou d’un landau.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site de Transavia




Comment vais-je recevoir mes documents de voyage ?


Si vous avez effectué une réservation via Vente Privée : Vous recevrez tous vos documents de voyage une fois le solde entièrement réglé et au plus tard 1 semaine avant la date de votre départ. Vous recevrez votre carnet de voyage par mail, à l'adresse indiquée lors de votre réservation. Si vous souhaitez modifier la réception de votre carnet de voyage, nous vous invitons à nous contacter au 04 90 97 78 32. Si vous avez effectué une réservation auprès de votre Comité d'Entreprise : Les documents de voyage seront adressés à votre Comité d'Entreprise environ un mois avant la date de votre départ. Si vous avez effectué une réservation directement auprès de l'Agence Gaïa Voyages : Vous recevrez tous vos documents de voyage par courrier ou par mail, une fois le solde de votre séjour entièrement réglé. À l'aéroport, munissez-vous de votre convocation ainsi que de vos documents d'identité valides (passeport ou carte d'identité selon la destination) afin que la compagnie aérienne puisse vous délivrer votre carte d'embarquement.
Vous devez présenter les bons d'échanges à tous les prestataires.




Que vais-je recevoir dans mon carnet de voyage ?


Selon votre réservation, votre carnet de voyage se compose de : - La convocation aéroport - Les bons d'échanges selon les prestations réservées (hébergement, location de véhicule...) - Les renseignements sur la location de véhicule - Les renseignements sur l'hébergement - L'itinéraire pour vous rendre à l'hébergement




Est-il important de se présenter en avance à l’aéroport le jour du départ ?


Il est préférable de se rendre à l'aéroport en avance afin d'éviter tout retard ou "no show" de votre part. Sur votre convocation aéroport, un horaire vous sera indiqué pour se présenter à l'aéroport. Nous vous conseillons fortement de respecter cet horaire. Cela vous permettra d'effectuer sereinement toutes les formalités d'enregistrement des bagages, de police et de sûreté.
Sachez qu’ aucun remboursement ne sera effectué, si jamais vous vous présentez en retard à l'enregistrement.





Vols

Quelles sont les formalités de transport de bagages ?


Nous vous réservons automatiquement un bagage en soute. Si vous partez aux Antilles (Guadeloupe, Martinique, Saint Martin...) - Air Caraïbes :

  • 1 bagage de 23kg en soute
  • 1 bagage de 12 kg en cabine (5kg pour les vols régionaux)
  • Pour les enfants de -2 ans : 1 bagage de 10 kg accompagné gratuitement d’une poussette pliable (poussette canne) ou d’un siège auto. Les poussettes et sièges auto seront obligatoirement enregistrés et protégés par un sac plastique.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site d' Air Caraïbes - Air France :
  • 1 bagage de 23 kg en soute
  • 1 bagage de 18 kg en cabine. En supplément de votre bagage en cabine, vous pouvez emporter 1 accessoire personnel au choix :1 sac à main,ou 1 sacoche,ou 1 sacoche pour ordinateur portable, appareil photo ou tout autre appareil électronique.
  • Enfant de -2 ans: Si votre enfant dispose de son propre siège, il peut transporter le nombre de bagages autorisé par son billet. S'il voyage sur vos genoux, vous pouvez enregistrer pour lui :un bagage en cabine pesant jusqu'à 12 kg et dont les dimensions ne dépassent pas 55 x 35 x 25 cm,un bagage en soute de 10 kg maximum (sauf pour les billets au tarif Light, pour lesquels les bagages en soute sont payants).
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site d' Air France - Corsair :
  • 1 bagage de 23 kg en soute
  • 1 bagage de 12 kg en cabine
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site de Corsair - XL Airways:
  • 1 bagage de 23 kg en soute
  • 1 bagage de
  • Pour les enfants de -2 ans : 1 bagage en soute de 10 kg maximum. Le transport en soute d’une poussette, d’une coque bébé de type Maxi Cosi ou d'un siège auto est gratuit. La pièce supplémentaire liée au confort du bébé (lit pliant, siège auto...) est facturée à 50€.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site de XL Airways - Transavia :
  • 1 bagage de 20 kg en soute par personne
  • 1 bagage cabine de 10 kg maximum par personne
  • Pour les enfants de -2 ans : vous pouvez emporter 1 bagage en soute de 10 kg maximum. Il peut s'agir par exemple d'une valise trolley, d'une poussette canne pliable ou d’un landau.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site de Transavia




Voyage en avion | Quels sont les services à bord ?


Air Caraïbes : découvrez les services à bord, en cliquant ci-dessous : https://www.aircaraibes.com/services/a-bord/classe-de-voyages Air France : découvrez les services à bord, en cliquant ci-dessous : https://www.airfrance.fr/FR/fr/common/guideeconomy/classeetconfort/economy_a_bord.htm Corsair : découvrez les services à bord, en cliquant ci-dessous : https://www.corsair.fr/vol/services/Carnet-de-bord/A-bord/accueil-a-bord Transavia : découvrez les services à bord, en cliquant ci-dessous : https://www.transavia.com/fr-FR/questions-frequemment-posees/menus-shopping-a-bord/




Quelles sont les restrictions au niveau des bagages ?


  • Les objets interdits en cabine :
- Les récipients contenant des liquides (parfum, gel douche, crème...) doivent respecter certaines règles de taille et d'emballage. Les tubes et flacons de moins de 100 ml sont autorisés en cabine. Ils doivent être alors placés dans un sac spécifique, en plastique et transparent. Les produits pour bébés ne sont pas concernés par ces règles. - Les objets coupants (couteau, ciseau, coupe-ongle, rasoir à manche, cutter) et autres objets dangereux, sont interdits en cabine. - Les produits inflammables sont interdits en bagage comme en soute.




Est-il important de se présenter en avance à l’aéroport le jour du départ ?


Il est préférable de se rendre à l'aéroport en avance afin d'éviter tout retard ou "no show" de votre part. Sur votre convocation aéroport, un horaire vous sera indiqué pour se présenter à l'aéroport. Nous vous conseillons fortement de respecter cet horaire. Cela vous permettra d'effectuer sereinement toutes les formalités d'enregistrement des bagages, de police et de sûreté.
Sachez qu’ aucun remboursement ne sera effectué, si jamais vous vous présentez en retard à l'enregistrement.




Bébé, enfants... Quelles sont les franchises bagages pour les vols longs-courriers ?


Information valable pour les compagnies aériennes telles que Air Caraïbes, Air France, Corsair ou XL Airways.

  • Bébé (-2 ans) :
Pour les bébés de 0 à 2 ans non révolus, une franchise bagage de 10 kg est accordée. Une poussette pliable ou un siège auto peut être transporté en soute gratuitement en plus du bagage. Vous pouvez réserver à bord une nacelle (disponibilité limitée). Merci de nous faire part de votre demande pour que l'on puisse la réserver à l'avance.
  • Enfant (2 à 4 ans) :
Si l'enfant est âgé de plus de 2 ans, la poussette ou le siège auto sont considérés comme un bagage supplémentaire. Le billet de votre enfant comprend une franchise bagage identique à celle d’un adulte.
  • Enfant (4 à 12 ans) :
Sont considérés comme enfants, les passagers entre 2 et 12 ans non révolus. Le billet de votre enfant comprend une franchise bagage identique à celle d’un adulte. Information valable pour la compagnie aérienne Transavia :
  • Bébé (-2 ans) :
Pour votre bébé, vous pouvez emporter 1 bagage en soute de 10 kg maximum. Il peut s'agir par exemple d'une valise trolley, d'une poussette canne pliable ou d’un landau.
  • Enfant (2 à 4 ans) :
1 bagage à main de 55 x 40 x 25 cm max. et de 10 kg max. Une poussette parapluie pliante supplémentaire de 10 kg max. Vous pouvez l'emporter jusqu'à la porte d'embarquement d'où elle sera transportée en soute.
  • Enfant (4 à 12 ans) :
1 bagage à main de 55 x 40 x 25 cm max. et de 10 kg max. Et un bagage en soute de 20kg




Comment fonctionne le TGV Air avec Air Caraïbes ?


Pour les pré & post acheminements en départ de province, Air Caraïbes vous propose de vous transporter en train avec la SNCF. La compagnie a réaménagé les horaires de son réseau transatlantique pour vous proposer le plus grand nombre de correspondances optimisées vers ou au départ de 19 gares TGV. A la gare : Présentez-vous au comptoir TGV AIR de votre gare (comptoir spécifique avec la mention TGV AIR situé dans le hall de votre gare), jusqu’à 20 minutes avant le départ de votre train, afin de récupérer votre billet de train. A noter : le comptoir est ouvert de 7h à 20h. Nous vous conseillons de vous rendre la veille dans votre gare pour récupérer vos billets de train. Sur simple présentation de votre convocation et de votre pièce d’identité, votre billet de train vous sera remis. N’oubliez pas de composter votre billet avant le départ du train ! Correspondance Gare Massy TGV / Aéroport : Récupérez vos bagages et empruntez la navette gratuite qui vous emmène à l'aéroport d'Orly Sud. L'arrêt de la navette se trouve en face de la sortie de la gare. Le transfert entre la gare de Massy TGV et Orly Sud sera simple et durera environ 20 à 30 minutes. Pour consulter les horaires, cliquez ici Pour consulter le plan de la Gare Massy Tgv, cliquez ici A l'aéroport : Enregistrez-vous sur le vol en vous rendant au comptoir dépose-bagages Air Caraïbes / TGV Air muni de votre convocation et de votre pièce d'identité. Les bagages : Vous êtes responsable de l'acheminement de vos bagages jusqu'à l'arrivée au comptoir d'enregistrement à l'aéroport. Pour des raisons de sûreté les bagages ne sont pas enregistrés à la gare mais uniquement à l'aéroport, le jour de votre départ.




Repas à bord | Quels sont les repas proposés ?


  • Pour les vols à destination des Antilles:
- Air Caraïbes : Dans le sens Paris - Antilles: vous sera servi un déjeuner et une collation. Dans le sens Antilles - Paris : vous sera servi un dîner, ainsi qu'un petit déjeuner. Au déjeuner ou au dîner et quelque soit votre classe de voyage, vous aurez le choix entre 2 plats chauds. Votre enfant a de 2 à 8 ans (révolus) : un plateau repas enfant lui sera automatiquement délivré à bord.
Votre enfant a plus de 8 ans : un plateau repas adulte lui sera délivré à bord.
Pour toute demande gratuite de plateau repas enfant pour un passager de 8 à 12 ans, nous vous invitons à vous rendre sur www.aircaraibes.com, rubrique Mes réservations. Pour plus de détail sur les repas, rendez-vous sur le site d'Air Caraïbes





Foire aux Questions 

Une question vous tracasse ? 

N'hésitez pas à nous faire part de vos inquiétudes, nous tâcherons de vous répondre rapidement :